Definición: Son lineamientos generales establecidos por la dirección de la empresa que permiten orientar el curso de acción para determinar las características y alcances del TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS. Como punto de partida, las directivas de toda compañía se deben pronunciar formalmente, a través de una política reflejando su interés por el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su compromiso hacia los Titulares.
Importante:
De acuerdo con la Ley 1581 la política del TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS debe:
Incluir un compromiso con el cumplimiento de la legislación aplicable.
Estar documentada, implementada y mantenida en el tiempo.
Ser comunicada y autorizada por los Titulares.
Ser comunicada y difundida al personal a cargo para obtener así su cooperación y participación, siguiendo el ejemplo manifestado y demostrado por la alta gerencia.
Estar disponible a las partes interesadas y ser revisada periódicamente.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La Gerencia y Directivas de DIAQUIN SAS están comprometidas con la política del TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS acorde con la legislación colombiana vigente, así mismo dicha política hace parte de las Políticas de gestión de la EMPRESA, con alcance sobre toda persona natural o jurídica (Titular de la base de datos) que tenga relaciones comerciales con la empresa. Busca así mismo, el bienestar de los titulares, que permite exigir de las administradoras de esos datos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de su divulgación, publicación o cesión, de conformidad con los principios que regulan el proceso de administración de datos personales.
En DIAQUIN SAS creemos que con el ejercicio de cumplimiento de la presente ley, adquirimos el compromiso y participación de los encargados y responsables del TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS, con el fin de garantizar a los Titulares sus derechos y el cumplimiento de los siguientes deberes:
DEBERES DEL RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
De acuerdo al Artículo 17 de la ley 1581 sobre los Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
De acuerdo al Artículo 18 de la ley 1581 sobre los Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
Canales para que los titulares ejerzan sus derechos:
Mediante notificación escrita a la dirección Calle 72A # 88-42 o al correo electrónico: patricia.luque@diaquin.co
Mediante notificación verbal al teléfono 57 (1) 224 1659
Finalidad de la Base de Datos 1:
“La Base de Datos Virtual” que aquí se creará para DIAQUIN S.A.S. tendrá fines comerciales
Esta política de TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS es de obligatorio cumplimiento para el Encargado y el Responsable de la misma en DIAQUIN S.A.S. Cualquier falta a esa política es causal de sanción o cancelación de contrato. Dichas políticas deben desarrollarse, bajo un marco legal y garantizar que todas las acciones que DIAQUIN S.A.S. ejecute en desarrollo de sus actividades comerciales, Industriales y de servicios, estén encaminadas a la protección de datos de los titulares.
Representante legal.
Diaquin SAS
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